Tips om uw concentratie te verhogen in de huidige kantoortuin
Flexibel werken en kantoortuinen hebben zeker vele voordelen, maar ook een aantal nadelen. Denk bijvoorbeeld aan de hoeveelheid afleiding die een kantoortuin veroorzaakt. Om uw productiviteit op kantoor weer te verhogen, kunt u onderstaande stappen opvolgen voor een optimale concentratie die ook efficiënt zijn in de huidige werksferen.
Steeds meer afleiding
Mensen zijn altijd gevoelig voor afleiding. De ene persoon heeft een spanningsboog van 15 minuten, de ander kan zich doorgaans een uur op één taak concentreren. In ieder geval: als de afleiding naar een minimum wordt gebracht. Voorheen werd men met name afgeleid door telefoontjes, e-mails en vragen van collega’s. Anno nu worden we naast de genoemde factoren ook afgeleid door onze smartphones, social media en de sfeer van de kantoortuin.
Afleiding veroorzaakt stress
Gemiddeld duurt een afleiding circa 23 minuten. Na deze 23 minuten kunt u weer geconcentreerd aan de slag. Als u veel wordt afgeleid op een dag, bent u dus al snel een paar uur per dag kwijt aan onbenulligheden die u afhouden van uw taken.
Het gekke is dat we onze dag nog steeds als ‘druk’ omschrijven en de dag overigens ook zo ervaren. Maar als men moet benoemen waarmee ze het druk hebben, dan kan dit soms lastig uitgelegd worden. Dat komt door de vele afleiding en de tijd die men bezig is met ‘bereikbaar zijn’ en e-mails beantwoorden. Dit kan beter, efficiënter en gestructureerde. Als u de concentratie verhoogd op uw werk, zal u merken dat u meer voldoening haalt uit uw werkdag. U heeft namelijk meer taken kunnen afvinken en misschien zelfs nog tijd gehad om aan uw persoonlijk doelen te werken.
Tips voor meer concentratie
1. Breng structuur aan uw dag
Structuur aanbrengen aan uw dag kan uw concentratie goed helpen verhogen. Structuur kunt u aanbrengen door bijvoorbeeld elke avond minstens 3 taken op te schrijven die u de volgende dag wilt afronden. Begin vervolgens uw dag met deze taken en niet met het wegwerken van de mail. Uw e-mails beantwoorden kost doorgaans meer tijd dan u verwacht, wat ten koste gaat van het uitvoeren van belangrijke taken. Als u uw planning heeft gemaakt kunt u probeer uzelf dan de focussen op één taak en blok uw agenda.
2. Focus uzelf op één taak
Het lijkt heel makkelijk: uzelf focussen op één taak, maar door de vele afleidingen om u heen, is het dikwijls moeilijker dan u denkt. Maak daarom een planning waarin u met uzelf afspreekt dat u bijvoorbeeld minimaal 1 uur spendeert aan deze taak zonder uw werkzaamheden te (laten) onderbreken. Uw telefoon, e-mailnotificaties en dergelijke zet u uit. Tevens weerstaat u de verleiding om op social media te kijken. Als u het uur voorbij is beloont u uzelf door bijvoorbeeld uw berichten te bekijken, e-mail te beantwoorden en koffie te halen. Ga ook zeker even een paar minuten wandelen om uw hoofd goed leeg te maken. Na een korte pauze gaat u weer een uur verder met 1 taak.
3. U hoeft niet binnen een paar minuten antwoord te geven
Veel mensen hebben het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn en dit gevoel is funest voor de concentratie. U hoeft niet binnen een paar minuten een reactie te geven op een e-mail, bericht, verzoek of app. Alleen de gedachten dat dit noodzakelijk is, veroorzaakt stress, onrust en zorgt ervoor dat u inefficiënt gaat werken. Wanneer u beseft dat u ook een uur later kunt antwoorden, geeft dat een gevoel van rust.
4. Blok uw agenda
Heeft u een taak met een deadline, blok dan tijd in uw agenda om aan deze taak te werken. Bijvoorbeeld 1,5 tot 2 uur. Tijdens dit tijdsblok zet u de e-mailnotificatie uit, staat u telefoon op vliegtuigmodus en gaat u apart zitten. Mocht u niet de mogelijkheid hebben om u af te zonderen, dan kunt u ook een koptelefoon opzetten of wat scheidingswanden plaatsen. Dit geeft uw collega’s een duidelijk signaal af.
5. Maak afspraken met collega’s
Uiteraard is het erg belangrijk dat u uw collega’s op de hoogte stelt van uw voornemen om productiever te werken. Geef duidelijk aan dat u op bepaalde momenten graag geconcentreerd wilt werken en liever niet gestoord wilt worden alleen als er echt spoed achter zit.