Moet uw bedrijf kiezen voor een clean desk policy?

Terwijl sommige mensen claimen dat een schoon en opgeruimd bureau beter is voor de productiviteit, veiligheid en gebruiksgemak, denken anderen dat een ongeorganiseerde werkplek een sterkere stimulans is voor creativiteit. Een clean desk policy is dus zeker niet voor ieder bedrijf een stap in de goede richting. Overweegt u een clean desk policy in te voeren voor uw bedrijf? Deze vragen helpen u de juiste keuze te maken.

Wat houd een clean desk policy in?
Er zijn heel veel verschillende opvattingen over hoe ‘clean’ een bureau moet zijn bij bedrijven die claimen een clean desk policy te hebben. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat alle medewerkers ervoor moeten zorgen dat ze aan het einde van de dag al hun papieren en andere werkgerelateerde items van hun bureau moeten halen. Sommige bedrijven gaan een stapje verder en willen dat er helemaal geen persoonlijke items meer op een bureau blijven slingeren als de medewerkers naar huis zijn. Het kan zelfs betekenen dat medewerkers alleen datgene op hun bureau mogen hebben waar ze op dat moment mee bezig zijn. De redenen om voor de ene of de andere optie te kiezen lopen natuurlijk uiteen, maar één van de belangrijkste argumenten voor een opgeruimd bureau, is dat u daarmee direct zorgt dat gevoelige of vertrouwelijke informatie niet voor ieders ogen beschikbaar is. Een goed afsluitbare archiefkast is hierbij wel een vereiste.

U bepaalt zelf welke versie van een clean desk policy bij uw bedrijf past. Maar onthoud: wat uw bedrijf doet, hoe u uw product of service levert en uw medewerkers hebben een grote invloed op de beslissing die u neemt.

Heeft u te maken met vertrouwelijke informatie?
Ieder bedrijf heeft wel informatie die tot op zekere hoogte als vertrouwelijk gezien kan worden. U wilt vast niet dat iedereen die uw kantoor binnenstapt inzicht heeft in uw financiën of gegevens van uw medewerkers kan inzien. Daarom is het cruciaal om deze informatie achter slot en grendel op te bergen als u het niet gebruikt. Een manier om dat te doen? Zorgen dat iedereen zijn of haar bureau netjes houdt.

Komen er klanten of cliënten in uw kantoor?
Net als dat sommige afdelingen binnen uw bedrijf misschien met vertrouwelijke gegevens werken, zijn er waarschijnlijk maar een paar afdelingen waar klanten of cliënten over de vloer komen. Wilt u een zo goed mogelijke indruk achterlaten bij uw klanten? Dan is een net en opgeruimd bureau een stap in de goede richting. Maar als u voor een clean desk policy kiest om te zorgen dat klanten een goed beeld van uw organisatie krijgen, betekent dat niet automatisch dat iedere afdeling een opgeruimd bureau hoeft te hebben. Er zijn immers tal van afdelingen die de klanten nooit te zien krijgen.

Hoe belangrijk is creativiteit?
In 2013 heeft gedragswetenschapper Kathleen Vohs een onderzoek gedaan waaruit bleek dat een rommelige werkomgeving meer tot de verbeelding sprak én creativiteit stimuleerde. Deelnemers aan het onderzoek die in een rommelige omgeving werkten, kwamen met creatievere oplossingen dan deelnemers die in een opgeruimd kantoor werkten. Ook stonden mensen die in een rommelige omgeving waren meer open om nieuwe producten te proberen, terwijl de groep mensen in de nette omgeving vaker kozen voor de veilige en bekendere producten.

Bij het kiezen voor een bepaalde manier van werken, is het belangrijk om de psyche van de medewerker in acht te nemen. Zo kan het bijvoorbeeld voor een dip in creativiteit zorgen wanneer u uw medewerkers vertelt dat ze hun bureau schoon en leeg moeten houden. Iets wat behoorlijk vervelende gevolgen kan hebben als die creativiteit essentieel is voor de taken die medewerkers moeten uitvoeren.

Hoe is de productiviteit?
Een medewerker die niet te maken heeft met vertrouwelijke informatie (of over een eigen, afsluitbaar kantoor beschikt), staat misschien niet direct open voor het verzoek om zijn/haar bureau elke avond tot het laatste papiertje op te ruimen. Door medewerkers de mogelijkheid te geven om te werken in een omgeving die hij of zij zelf prettig vindt, draagt u bij aan hun productiviteit en succes.

Andersom werkt het ook. Ziet u dat een medewerker het moeilijk heeft om deadlines te halen of productief te zijn én is het bureau overladen met papieren en persoonlijke items? Dan kan het voor die medewerker goed werken om te zorgen dat zijn/haar bureau aan het eind van de werkdag leeg is. Houd in uw achterhoofd dat leeg niet hetzelfde is als georganiseerd en rommelig niet hetzelfde als wanordelijk. Wat betekent dat? Nou, een medewerker die aan het eind van de werkdag een lade open doet en alles van het bureau in de lade veegt, is niet per definitie productiever dan een medewerker die precies weet wat waar ligt op zijn/haar rommelige bureau.

Clean desk policy: ja of nee?
Beslis of u wel of niet voor een clean desk policy kiest op basis van de behoeftes van uw bedrijf én uw medewerkers. Wat voor bedrijf A werkt, hoeft namelijk niet voor uw bedrijf ook te gelden. Het allerbelangrijkste? Gelukkige, productieve medewerkers die kunnen werken op een manier die bij hen past én waarmee ze het beste resultaat halen. Clean desk policy of niet.