Hoe maakt u optimaal gebruik van flexwerkplekken?

Met videobellen, bestanden delen en chat-tools blijven medewerkers in contact zonder dat daarvoor een vaste werkplek nodig is. En nu steeds meer mensen een deel of zelfs al hun werktijd buiten het vaste kantoor doorbrengen, is het een manier om de kosten voor huisvesting aanzienlijk terug te brengen. Maar hoe zorgt u dat medewerkers die wél op kantoor werken dat zo efficiënt mogelijk doen? Met flexwerkplekken!

Flexwerkplekken zijn niet langer nieuw op de werkvloer. Toch worden ze lang niet altijd op een goede manier ingezet. In dit artikel geven we u een aantal ideeën om optimaal gebruik te maken van flexwerkplekken.

First things first: wat zijn flexwerkplekken precies?

Kort gezegd zijn flexwerkplekken bureaus die geen vaste eigenaar hebben. Medewerkers komen ‘s ochtends het kantoor binnen en kiezen een bureau op basis van beschikbaarheid. Hierdoor hebben werkgevers vaak veel minder bureaus (en dus kantoorruimte) nodig. Werken met flexwerkplekken heeft een aantal belangrijke voordelen:

• Meer mogelijkheden om samen te werken
• Beter voor de relatie tussen collega’s
• Meer flexibiliteit binnen het kantoor
• Productievere medewerkers

Maar hoe kunnen flexwerkplekken nou gebruikt worden om effectiever te werken?

Betere samenwerking tussen teams

Zeker bij grotere bedrijven, kan samenwerken lastig zijn. Werknemers verwachten steeds meer van hun werkgevers op dit gebied. Bijvoorbeeld specifieke plekken om samen te werken. Flexwerkplekken kunnen daarbij helpen. Medewerkers kunnen zelf bepalen waar ze gaan zitten en belangrijker nog: bij wie ze gaan zitten. Bijvoorbeeld bij een collega (of collega’s) waar hij/zij die dag veel samen moet werken, ongeacht de afdeling waar ze werken.

Een voorbeeld:

Uw bedrijf is het drukste vlak voor de feestdagen. Met verschillende projecten die afgerond moeten worden binnen een korte tijd is het voor medewerkers lastig om snel te kunnen schakelen met een collega waarmee ze samen werken een project. Flexwerkplekken zorgen ervoor dat medewerkers gemakkelijker met elkaar samenwerken zonder direct van bureau te hoeven ruilen.

Geen rommelige bureaus meer

Iedereen heeft wel eens een rommelig bureau. Lege kopjes koffie, stapels papieren, misschien foto’s van familie… En dat zorgt voor een hoop afleiding tijdens het werken. Zo’n vol bureau is een doorn in het oog van sommige collega’s en bovendien is het ontzettend slecht voor de productiviteit.

Omdat medewerkers met flexwerkplekken geen eigen bureau hebben, is het probleem van rommel op bureaus ook verleden tijd. Medewerkers hebben alleen datgene op hun bureau dat ze die dag écht nodig hebben. Hierdoor helpt deze manier van werken met gefocust werken zonder de afleiding van een rommelig bureau. Het is wel verstandig om medewerkers ergens een plek te geven waar ze aan het eind van hun werkdag hun persoonlijke spullen in kunnen opbergen. Bijvoorbeeld een kast of een locker.

Deze manier van werken heeft als nadeel dat medewerkers hun eigen werkplek niet kunnen customizen, maar zoals genoemd staan daar ontzettend veel positieve punten tegenover.

Minder kantoorruimte nodig

Eén van de grootste voordelen van de introductie van flexwerkplekken, is dat u daarmee meestal behoorlijk kunt besparen op de kantoorkosten. En de huur van een kantoor kan tegenwoordig behoorlijk oplopen. Als u kunt besparen door een kleiner kantoor te huren, kan dat dus een aantrekkelijke reden zijn om te kiezen voor flexwerkplekken.

Heeft u medewerkers die regelmatig buiten de deur werken en zit u vaak naar lege bureaus te staren, dan kunnen flexwerkplekken wel eens een goede optie voor u zijn. Niet alleen bespaart u daarmee mogelijk flink op de huur, maar u hoeft bovendien minder bureaus en bureaustoelen aan te schaffen. Natuurlijk is het wel verstandig om te kijken naar hoeveel medewerkers er per dag op kantoor zijn. U wilt vervelende situaties met medewerkers die geen plek hebben uiteraard voorkomen.

Efficiëntere vergaderingen

Er zijn maar weinig kantoren waar nooit vergaderd wordt, maar op veel kantoren zouden ze wél een stuk efficiënter kunnen. Flexwerkplekken kunnen een deel van de problemen met vergaderingen oplossen. Zeker op het gebied van het plannen en daadwerkelijk houden van de vergaderingen.

Medewerkers die samen aan een project werken, kunnen op een dag waarop veel besproken moet worden bij elkaar gaan zitten om sneller te kunnen schakelen. Hiermee wordt veel tijd bespaard omdat er niet gezocht hoeft te worden naar een geschikte plek om af te spreken.

Strategisch starten met flexwerkplekken

Hoe flexwerkplekken geïntroduceerd worden binnen een bedrijf, verschilt ontzettend per bedrijf en is bijvoorbeeld afhankelijk van de bedrijfscultuur en de huidige manier van werken. Misschien werkt het niet om direct van nul flexwerkplekken over te stappen naar alleen maar flexibele werkplekken en is het verstandiger om het in stappen te doen. Maar het kan juist ook goed werken om wél gelijk alles aan te pakken. Welke manier u ook kiest, communicatie naar medewerkers blijft het allerbelangrijkste voor een succesvolle implementatie. Laat hen tijdig weten wat er gaat veranderen en wat de voordelen voor hen zijn. Een goed begin is immers het halve werk!