Hoe bepaalt u of een flexibele kantoorindeling geschikt is voor uw bedrijf?

Een flexibele kantoorinrichting zorgt voor dynamischere werkomgeving waarin de interactie tussen collega’s heel anders is. Als eigenaar van uw bedrijf, is het aan u om te beslissen of deze nieuwe manier van kantoor inrichten past binnen uw bedrijfscultuur. Flexibel inrichten stimuleert openheid en comfort op kantoor, waardoor de structuur van vaste bureaus en dichte deuren verdwijnt. Maar is dat iets waar uw medewerkers op zitten te wachten?

Die dichte deuren en vaste bureaus worden vervangen door comfortabele, bijna lounge-achtige stoelen en meer vrijheid voor medewerkers om zich door een ruimte te verplaatsen op basis van het werk dat ze doen. Het stimuleert gesprekken en spontane samenwerkingen, wat uw bedrijf veel groei kan opleveren. Of u zich nou aan het oriënteren bent op het inrichten van een nieuw kantoor of dat u slechts wat wijzigingen wilt doorvoeren in uw huidige ruimte, het is belangrijk om uzelf van tevoren een aantal vragen te stellen. Zo kunt u voor uzelf bepalen of de flexibele kantoorinrichting de juiste zet is voor u.

Wat is een flexibele kantoorinrichting?

Een flexibele kantoorinrichting voldoet niet per se aan een vaste set met ‘regels’. Sterker nog: dit type inrichting breekt juist met de traditionele manier van inrichten. Het zorgt, zoals de naam al doet vermoeden, voor een flexibel te gebruiken kantoorruimte. Comfort en communicatie zijn de basis van deze trend. Medewerkers kunnen gemakkelijk met elkaar schakelen en de hiërarchische structuur is verdwenen. Een kantoor met een flexibele inrichting beschikt bijvoorbeeld over:

• Whiteboards of tafels op wieltjes, zodat ze makkelijk verrijdbaar zijn.
• Verschillende vormen van social seating.
• Een open kantoorinrichting met de mogelijkheid om overal te zitten.
• Geluiddichte werkplekken om alleen te werken.
• Kantoormeubilair dat op verschillende manieren te gebruiken is.

Maar een compleet andere samenstelling is ook mogelijk. Het is tenslotte een flexibele indeling! Om een afweging te maken of de flexibele inrichting iets voor u is, is het verstandig om uzelf deze drie vragen te stellen:

1. Hoe ziet de kantoorruimte er uit?

Als eigenaar is het belangrijk om realistisch te zijn over de beschikbare ruimte en het budget waar u mee te maken heeft. Misschien heeft u al een kantoorruimte waar u mee moet werken. In zo’n geval is het verstandig om te kijken welke mogelijkheden er zijn. Kunt u nieuwe werkplekken creëren? En welke apparatuur heeft u nodig? Is daar voldoende budget voor? Misschien is uw kantoor zo ontworpen dat er verschillende, afgesloten ruimtes zijn. In dat geval kunt u wellicht een deel van deze ruimtes om laten bouwen naar één ruimte en de overige afgesloten ruimtes bijvoorbeeld als vergaderruimtes of losse werkplekken indelen. Laat u niet ontmoedigen als u niet alle aspecten van een flexibele inrichting kunt integreren. Zelfs kleine veranderingen kunnen een grote impact hebben. Er zijn zelfs bedrijven die aspecten van zowel de traditionele inrichting als de flexibele inrichting implementeren in hun kantoor en hierdoor gebruik maken van de voordelen die beide manieren bieden.

2. Wie werken er in uw bedrijf?

Niet elke manier van werken is geschikt voor iedereen. Eén van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden, is dan ook wie uw werknemers zijn. Wat motiveert hen? Hoe werken ze graag? Heeft u mensen in dienst die zich prettiger, gelukkiger en gemotiveerder voelen in een kantoor met een flexibele indeling? Of voelen ze zich over het algemeen juist ongemakkelijk zonder hun eigen bureau en vaste ritme? In het laatste geval heeft een flexibele inrichting hoogstwaarschijnlijk vooral een negatief effect op zowel de sfeer als de productiviteit. Hoe het bij u op kantoor is, weet u natuurlijk het beste. Maar wees eerlijk en communiceer duidelijk naar uw werknemers, alleen op deze manier kan de flexibele indeling een succes worden.

3. Wat voor bedrijf heeft u?

Niet alleen het type mensen, maar ook de sector van het bedrijf is van belang bij het al dan niet kiezen voor een flexibele kantoorinrichting. Heeft u een bedrijf waar medewerkers constant samenwerken en communiceren? Dan zou de flexibele kantoorinrichting een perfecte oplossing zijn. Dan hebben medewerkers namelijk de mogelijkheid om constant ideeën uit te wisselen en snel en efficiënt te communiceren. En dat resulteert uiteindelijk in groei voor uw bedrijf. Zijn dit soort samenwerkingen aan de orde van de dag? Zijn uw medewerkers enthousiast over de vrijheid die ze zouden krijgen om hun taken en afspraken op een manier in te richten zoals zij dat graag zouden willen? Dan zou een flexibel kantoorontwerp wel eens een heel slimme keuze kunnen zijn.

De voordelen van een flexibele inrichting

Voordelen van een flexibele kantoorinrichting zijn er genoeg. Om te beginnen is het vaak goedkoper, omdat u minder werkplekken nodig hebt; medewerkers hebben immers geen vaste werkplek. Daarmee stimuleert u de samenwerking en snelle, spontane discussies. Tot slot beschikt u over een kantoorinrichting die steeds meer mensen aanspreekt. De nieuwe generatie werknemers heeft duidelijk andere verwachtingen bij hun werkplek dan bijvoorbeeld babyboomers. Zij verwachten vrijheid en flexibiliteit.

De nadelen van een flexibele inrichting

Maar niet iedereen is even positief over de flexibele indeling. Zo is het risico op de verspreiding van ziektes groter met een open kantoorinrichting zonder deuren. Zeker omdat veel en vaak samenwerken gestimuleerd wordt, verspreiden bacteriën en virussen zich sneller dan wanneer iedereen achter een dichte deur zit. Ook vinden sommigen een hiërarchische structuur juist goed om de ambitie van medewerkers te stimuleren. Als het lijkt alsof iedereen gelijk is, zijn medewerkers wellicht minder geneigd hun best te doen voor een promotie. Tot slot is een van de meest gehoorde kritieken op de flexibele kantoorinrichting dat medewerkers minder rust en privacy ervaren om een bepaalde taak af te ronden. Bijvoorbeeld omdat ze regelmatig gestoord worden door anderen die een brainstorm houden. De mogelijkheden voor het inrichten van een kantoor zijn bijna eindeloos. We leven in een wereld die constant in ontwikkeling is en waar de ene na de andere technologische vernieuwing wordt doorgevoerd. Bij het inrichten van de werkplekken bent u niet gelimiteerd tot één format dat u helemaal moet doorvoeren. U bent helemaal vrij om een inrichting te kiezen die het beste past bij wat u met uw bedrijf wil uitstralen. Overweegt u een flexibele inrichting? Stel uzelf dan de vragen hierboven en weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af. En vooral: overleg met uw medewerkers, zij weten vaak heel goed wat ze willen!