Hoe anders is het kleinere kantoor van de toekomst?

Al jaren wordt er gepubliceerd over het onderwerp “het kantoor van de toekomst”. Daarbij gaat het dan meestal over kantoren in het algemeen of het gemiddelde kantoor. In logistieke kringen wordt vaak gesteld dat het gemiddeld de grote leugenaar is. Het gebruik van het begrip gemiddeld is in feite een manier om van de uitersten en de uitzonderingen af te zijn. Het kantoor van de toekomst is ook zo’n voorbeeld van generaliseren en uitgaan van gemiddeldes. Daarom eerste maar even een tweedeling in het kantorenlandschap.

Het grote kantoor in het kort

Grote kantoren vormen natuurlijk een groot deel van het kantorenbestand en wat betreft het aantal mensen dat er per locatie werkt. Denk daarbij aan kantoren van ministeries, van banken, verzekeringmaatschappijen, uitkeringsinstanties, softwarebedrijven en grote producenten. Hier ontwikkelt zich een totaal nieuw kantoorgebruik, waar nieuwe technieken en werken op afstand realiseerbaar zijn. Wat zich hier op het gebied van vernieuwing afspeelt en gaat afspelen laat zich niet vergelijken met de situatie van de kleinere kantoren.

Wat is dan het kleinere kantoor?

In aantallen zijn die dik in de meerderheid t.o.v. de grote kantoren. Maar ook deze groep is niet onder een noemer te vangen. Wat voorbeelden:

• notariskantoren
• kantoor van distributiebedrijven
• administratiekantoren
• kantoren van kleinere producenten
• makelaarskantoren
• dienstverleners
• reclamebureaus
• kantoren van groothandels

Dit is uiteraard geen representatief overzicht maar geeft wel een verscheidenheid weer en het verschil in de aard van werkzaamheden. Bij dit soort kantoren speelt veel meer de zorg van nu. Hoe toekomstgericht kan men daar denken en voelt men ook de noodzaak daartoe?

Factoren die een rol spelen in het kleinere kantoor.

Wat als eerste opvalt is de noodzakelijke veelzijdigheid van de mensen die in een kleinere kantoorsituatie werken. Een teveel aan medewerkers is na de crises niet aan de orde. Noodzakelijkerwijs heeft men vaak meer dan een taak op zich moeten nemen. Reserves zijn er nauwelijks. De verdere automatisering gaat meestal met kleinere sprongen. Ergonomische ontwikkelingen ter verbetering van zittend werk komen wat langzamer op gang. Er wordt een groot beroep gedaan op de flexibiliteit maar dan liefst binnen de kantoormuren.

Het kantoor van de toekomst leeft bij de leiding van kleinere kantoren nauwelijks.

Neem het werken op afstand. Ook al zou het vertrouwen dat thuis of elders net zo efficiënt gewerkt wordt als op het traditionele kantoor aanwezig zijn, de praktijk is weerbarstig:

• Digitale voorwaarden zijn niet altijd aanwezig.
• De organisatie en de werkverdeling is er nog niet op ingesteld.
• Er zijn vaak dubbelfuncties en die moeten locaal beschikbaar zijn.
• Het papierloze kantoor is er nog ver weg.
• De acceptatie om met nieuwe technische hulpmiddelen te werken is nog niet bij iedereen gesetteld.

De conclusie moet echter niet zijn dat dan maar alles bij het oude wordt gelaten. Het zal wel meer inspanning van de leiding vergen om voorwaarden te scheppen voor een moderner functionerend kantoor. Ook ten aanzien van investeringen, creativiteit en overtuigingskracht.

Er zijn ook bedreigingen.

Er gaan medewerkers met pensioen en de leeftijden schuiven op. Een nieuwere generatie heeft al meer digitaal bloed. Terecht of onterecht, mensen vergelijken hun situatie met die van anderen, die bijvoorbeeld in een groot kantoor werken. Nieuwe medewerkers komen met een flinke digitale rugzak binnen en zullen al snel vragen stellen waarom alles nog op de oude manier moet. Het kan dus goed zijn dat vernieuwing van onderaf wordt afgedwongen. Zeker als medewerkers steeds meer lezen over jonge starters die gelijk al de modernste technische en digitale mogelijkheden inzetten.

Het kantoor van de toekomst is geen doel op zich.

De leiding van een kantoor dat toekomstbestendig wil zijn kan het beste inventariseren welke initiatieven nodig zijn om concurrerend te blijven. Dat kan door medewerkers te stimuleren zich verder te scholen, voorwaarden te scheppen voor een gezonde werkomgeving en verdere digitalisering niet te schuwen. Hierover communiceren met alle betrokkenen is een voorwaarde, anders haken wellicht juist mensen af die men liever zou willen behouden.
Het aardige is bovendien dat door het werken aan deze verbeteringen automatisch het eigen kantoor van de toekomst wordt gecreëerd.