Handige checklist: zo organiseert u een herinrichting op kantoor

Het is iets wat bij veel bedrijven eens in de zoveel tijd gebeurt: een herinrichting van het kantoor. Misschien is het meubilair aan vervanging toe, gaat u op een andere manier werken of heeft u door groei onvoldoende werkplekken voor alle medewerkers. Wat de reden voor het opnieuw inrichten van een kantoor ook is, het is een project dat niet alleen belangrijk maar ook behoorlijk tijdrovend kan zijn. De kosten kunnen aardig oplopen en daarom is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over wat er nodig is. In dit artikel delen we een handige checklist voor het organiseren van een complete herinrichting van het kantoor.

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle herinrichting, is een goede planning. Een goed begin is in dit geval ook echt het halve werk. Door de stappen in dit artikel één voor één door te nemen weet u zeker dat u overal aan gedacht heeft.

1. Waarom is een herinrichting van het kantoor nodig?
Het eerste wat u zich moet afvragen, is waarom de herinrichting noodzakelijk is. Met een helder doel voor ogen is het in latere stadia veel gemakkelijker om bepaalde keuzes te verantwoorden. Noteer dus waarom de herinrichting moet plaatsvinden en wat het uiteindelijke doel is dat u hiermee voor ogen hebt. Een paar mogelijke opties:

• Het meubilair is verouderd.
• Het bedrijf is gegroeid en er zijn meer werkplekken nodig.
• Om de productiviteit en het moraal van medewerkers te stimuleren.
• Om het merk te verduidelijken of het imago van het bedrijf te verbeteren.
• Omdat het vanuit wet- en regelgeving noodzakelijk is.

2. Wie moet u betrekken?
Een herinrichting is geen taak die u alleen doet. Bepaalde collega’s moeten in verschillende stadia van het project betrokken worden. Bijvoorbeeld om het juiste budget vrij te maken, beslissingen te nemen over het ontwerp etc. Noteer de namen van de mensen die u op enig moment gedurende het project nodig hebt en laat die collega’s weten hun expertise nodig zal zijn. Een aantal collega’s die u waarschijnlijk nodig gaat hebben:

Directeur/eigenaar
De directeur van het bedrijf wil hoogstwaarschijnlijk op de hoogte blijven van de voortgang van het project en zal wellicht ook bepaalde beslissingen over bijvoorbeeld het ontwerp en budget willen goedkeuren. Het is wel belangrijk om de directie niet van ieder klein detail op de hoogte te houden. Eens in de zoveel tijd een update én een akkoord bij belangrijke zaken is in de meeste gevallen voldoende.

Als er meerdere directieleden zijn, is er waarschijnlijk ook iemand die meer de operationele zaken voor zijn/haar rekening neemt. Deze persoon is handig om te betrekken en op de hoogte te houden zodat hij/zij kan zorgen dat de rest van de medewerkers gewoon hun werk kan blijven doen tijdens de verbouwing. Daarnaast is deze persoon vaak ook degene die de wet- en regelgeving in de gaten houdt.

Financiën
Een herinrichting van het kantoor gaat altijd geld kosten. Daarom is het essentieel dat u de financiële afdeling tijdig informeert en budgetten met hen bespreekt.

Marketing
Hoewel u het wellicht niet direct verwacht, speelt het marketingteam een grote rol bij een verbouwingsproject. Zij weten vaak als geen ander wat de huisstijl van het bedrijf is en welke branding elementen belangrijk zijn om in de inrichting te verwerken. Het gaat bijvoorbeeld over kleuren, stijlen, aankleding etc. Ook een uitnodigende receptie is essentieel voor een goede eerste indruk van potentiële klanten en medewerkers.

Office manager
Een office manager is iemand die vaak op de hoogte is van alles wat er op kantoor gebeurt. Handig om zo iemand te betrekken bij de herinrichting. Een office manager weet vaak ook waar andere collega’s behoefte aan hebben op het gebied van kantoorinrichting en kan dus ook goed meedenken over mogelijke inrichtingen en plaatsing van werkplekken.

3. Heeft u hulp nodig?
Het kan soms lastig zijn om het kantoor precies zo te krijgen zoals u voor ogen hebt. Het kan het overwegen waard zijn om een bedrijf in te huren dat u veel werk uit handen neemt. Denk bijvoorbeeld aan het maken van het ontwerp of het daadwerkelijke inrichten, of beide. Het hoeft geen fortuin te kosten om een extern bedrijf in te huren, zeker niet als u daarmee uw eigen uren in dit project drastisch omlaag kunt brengen en/of het eindresultaat veel beter is.

Een externe partij heeft vaak ook veel kennis in huis over de ergonomische werkplek, waardoor u met een herinrichting meteen focust op een gezondere werkomgeving voor uw medewerkers.

4. Ga op zoek naar passend kantoormeubilair
Wat voor meubilair heeft u nodig voor de inrichting van het kantoor? Kijk om te beginnen naar het meubilair dat u al in huis hebt. Is dat nog te gebruiken? Als u voornamelijk voor nieuw meubilair wilt gaan, is het verstandig om hier een apart plan voor te maken. Dit is immers een essentieel onderdeel van het project en het is vaak ook hetgeen waar het meeste geld in gaat zitten. Voordat u gaat nadenken over formaat, stijl en kleur is het handig om een lijst te maken van wat voor soort meubilair u nodig heeft.

Bijvoorbeeld:

• Bureaus: hoeveel zijn er nodig? Zijn er speciale voorkeuren/eisen? Krijgen managers en/of directieleden andere soorten bureaus?
• Comfortabele bureaustoelen: let op dat ze ergonomisch zijn én geschikt om meer dan 8 uur per dag op te zitten.
• Schermen: zijn er (verrijdbare) afschermingen nodig voor privacy of werken in stilte?
• Receptie: is er een aparte receptieruimte en zo ja, wat voor soort receptiemeubel is wenselijk? Is er één receptionist per dag aanwezig of meerdere?
• Break out ruimtes: zijn er break out ruimtes op kantoor of moeten deze er komen? Wat voor inrichting is hiervoor wenselijk?
• Kasten: hoeveel kastruimte moet er zijn? Wat wordt er opgeborgen? Wordt er gewerkt met gevoelige informatie die achter slot en grendel opgeborgen moet worden?
• Vergaderruimtes: hoeveel vergaderruimtes zijn er? Wat voor meubilair is daar voor nodig? Welke technische toepassingen zijn nodig? Zijn er voldoende stopcontacten?
• Kantine: is er een kantine? Hoeveel stoelen en tafels moeten daar komen? Wordt de ruimte ook voor andere zaken gebruikt?

Nu u een overzicht heeft van wat er nodig is, kunt u veel beter een budget bepalen. Hou wel altijd een slag om de arm; er zijn altijd zaken waar u niet aan gedacht hebt en die uiteindelijk toch nodig zijn.

5. Wanneer vindt de herinrichting plaats?
Wanneer moet het project afgerond zijn? Als u dat weet kunt u de verschillende stadia die nodig zijn gaan inplannen. Een herinrichting gebeurt vaak in een gedeelte van het jaar dat het relatief rustig is op kantoor. Bijvoorbeeld in de zomer of juist in januari, net wat voor uw bedrijf logisch is. Het is belangrijk om de financiële afdeling te betrekken in de planning. Facturen van leveranciers moeten immers tijdig betaald worden en dat moet corresponderen met en passen binnen de financiële mogelijkheden en de liquiditeit van het bedrijf.

Als u weet wanneer het project moet plaatsvinden, kunt u externe bedrijven gaan inschakelen die zich kunnen committeren aan de deadlines die u geeft.

6. Dubbelcheck: kan iedere medewerker zijn/haar werk blijven doen?
Het laatste wat u moet checken voordat het project definitief door kan gaan, is het aantal medewerkers. Heeft u voldoende werkplekken voor iedereen? Zijn er bepaalde zaken waar u rekening mee moet houden? Dit is bijvoorbeeld hét moment om te investeren in zit-stabureaus of een fietsbureau als u daarmee tegemoet komt aan de wensen van medewerkers.

Zorg ook dat er een duidelijk plan is voor welk deel van het kantoor wanneer op de schop gaat én dat iedereen zo veel mogelijk zijn/haar werk kan blijven doen tijdens de verbouwing van het kantoor.

Officecity helpt u graag met uw herinrichtingsproject. Bijvoorbeeld met het maken van een passend ontwerp, het leveren van goed kantoormeubilair of het complete proces. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden en een vrijblijvende offerte.