Efficiënt werken kun je leren

Hoewel we allemaal weten dat er maar 24 uur in een dag gaan, lijkt het net alsof sommige mensen twee keer zoveel tijd hebben. Op de een of andere manier lukt het ze altijd om de dingen binnen de gestelde tijd klaar te krijgen. En dat ook nog zonder te stressen.

Dat is iets wat we allemaal wel willen. Want zeg nu zelf: wat is er nu fijner dan met een voldaan gevoel huiswaarts te keren na een productieve dag? Wat u daarvoor moet doen? Anders werken. Natuurlijk werkt de een gestructureerder dan de ander. Maar productieve mensen hebben de gave om efficiënt met de tijd om te gaan en weinig tijd te verspillen. Ze werken niet per se harder of langer, maar vooral slimmer.

Slimmer werken
Wilt u ook graag efficiënter en slimmer werken? Hieronder vindt u 15 tips:

• *Neem zo nu en dan afstand van het werk om overzicht te krijgen. Zolang u geen overzicht heeft over wat er allemaal moet gebeuren, is het lastig om effectief te werken.
• *Maak iedere dag of week een planning met daarop de dingen die u moet doen, de prioriteit die het heeft en de tijd die u verwacht ermee bezig te zijn. En zet niet teveel op de planning; dingen duren altijd langer dan u denkt.
• *Begin iedere morgen met de meest vervelende klus, zodat u vervolgens de leukere dingen kunt oppakken. Dat werkt stimulerend!
• *Laat dingen nooit twee keer door uw handen gaan, maar reageer direct op een mail of een telefoongesprek.
• *Check de mail op vaste tijden, zodat u niet constant wordt afgeleid.
• *Durf ‘nee’ te zeggen en laat u niet verleiden tot dingen die u eigenlijk niet wilt. Uit onderzoek blijkt dat hoe meer moeite mensen hebben om ‘nee’ te zeggen, des te gevoeliger ze zijn voor stress, burn-out en depressies.
• * Werk volgens een vast ritme en neem op vaste tijden pauzes. Ga tijdens de pauze ook echt weg van de werkplek, zodat u ook echt even kunt ontspannen.
• *Zorg ervoor dat vergaderingen volgens een strak schema lopen en houd het to the point. Vergaderingen zijn één van de grootste tijdsverslinders op kantoor!
• *Hoewel u misschien anders zou verwachten, blijkt multitasken helemaal niet zo productief te zijn. Zo laat een onderzoek van de Stanford University zien dat mensen die multitasken minder productief zijn dan mensen die de taken één voor één uitvoeren. Dit komt doordat hersenen zich slechts op één ding tegelijk kunnen focussen en dus ook slechts één taak tegelijk succesvol kunnen uitvoeren.
• *Focus op uw eigen taken en delegeer de taken die anderen ook kunnen uitvoeren.
• *Probeer te achterhalen wanneer u het meest productief bent gedurende de dag en stem daar de werkzaamheden op af. Door de energie goed te verdelen, bent u tot meer in staat.
• *Probeer het bureau opgeruimd en overzichtelijk te houden en berg na een project de bijbehorende papieren direct op. Zorg ook voor een goede (online) documentatie.
• *Eindig de dag met het voorbereiden van de volgende werkdag. Daarmee begint u meteen al een stuk fijner en gestructureerder aan de nieuwe werkdag.
• *Stel voor uzelf vast welke taken energie kosten en welke energie opleveren. Dit geldt niet alleen voor werkzaamheden; ook mensen kunnen veel energie vragen of opleveren.
• *Kunt u het allemaal niet meer overzien? Ga dan niet alleen maar harder of langer werken, maar stel prioriteiten!