Een kantoor opnieuw inrichten? Hier moet u aan denken.

Nieuw kantoormeubilair, een nieuwe werkplek, en misschien zelfs wel een nieuwe indeling. Een herinrichting van uw bedrijf is een spannend proces, zeker als u degene bent die verantwoordelijk is voor de make-over. Zo’n groot project kan zelfs een beetje overweldigend zijn. Het herinrichten van de werkplekken is immers een behoorlijke uitgave en daardoor is het belangrijk om het in een keer goed te doen. Deze handige checklist zorgt ervoor dat u alles onder controle heeft.

Een goede planning is de sleutel tot succes bij de herinrichting van een kantoor. Het laatste waar u op zit te wachten is dat het project in de laatste fase zit, maar dat sommige mensen geen werkplek hebben. Daarom helpen we u op weg met een handige checklist, waardoor u van tevoren nadenkt over alle mogelijke struikelblokken die u onderweg kunt tegenkomen.

1. Bepaal waarom een herinrichting nodig is
Laten we beginnen bij het begin: waarom heeft het kantoor een update nodig? Als u weet waarom de herinrichting noodzakelijk is, dan krijgt uw plan meer richting en kunt u gemakkelijker keuzes maken in het proces. Een aantal redenen kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Er is nieuw kantoormeubilair nodig
• Het bedrijf is flink gegroeid en er moeten meer werkplekken komen
• Veiligheids- of gezondheidsoverwegingen
• Het imago van het bedrijf of het beeld dat klanten van het bedrijf hebben verbeteren
• Om het moraal en de productiviteit van het team een boost te geven

2. Wie zijn er betrokken?
Gedurende het hele traject is een aantal mensen betrokken. Bijvoorbeeld om knopen door te hakken, iedereen op de hoogte te brengen of u te adviseren. Afhankelijk van het type bedrijf en de omvang ervan, zijn de volgende rollen vaak betrokken:

Directeur – De directie is op de hoogte van de herinrichting van het kantoor, hoogstwaarschijnlijk omdat hij/zij de ontwerpen wil goedkeuren, wil weten wat de kosten zijn etc. Probeer te voorkomen dat u de directie van elk klein detail op de hoogte wilt brengen. Focus op de grote lijnen.

Facilitair – De afdeling facilitair moet ingeschakeld worden zodat u zeker weet dat de werkplek ook na de verbouwing ergonomisch en veilig is. Bovendien moet deze afdeling op de hoogte zijn om zo te zorgen dat iedere werknemer gewoon zijn werk kan doen tijdens de renovaties. Daarnaast kunnen ze u ook helpen met het maken van beslissingen bij de herinrichting van een kantoor.

Financiën – De financiële afdeling moet budgetten beschikbaar stellen en monitoren of dat budget op de juiste manier gebruikt worden. Het is belangrijk om deze persoon (of personen) te vriend te houden. Zeker als het project onverwachts langer duurt of duurder uitvalt, zult u bij hen moeten aankloppen.

Office manager – De office manager is een belangrijke schakel in het proces. Hij/zij weet precies welke veranderingen er nodig zijn en zijn helemaal op de hoogte van de wensen en eisen vanuit de verschillende teams.

Marketingafdeling – Bij de herinrichting van een kantoorruimte speelt ook de marketingafdeling een rol. In de afrondende fase bijvoorbeeld, kunnen zij helpen om de huisstijl optimaal in de nieuwe inrichting te verwerken. Het kan ook handig zijn hen eerder in het proces te betrekken. Bijvoorbeeld als er beslissingen genomen moeten worden over kleuren of de ontwerpen.

3. Bedenk of u hulp inschakelt
Heeft u hulp nodig om ervoor te zorgen dat het nieuwe kantoor qua uitstraling helemaal aansluit bij de het bedrijf? Waarschijnlijk is het ontwerp en de daadwerkelijke inrichting de grootste kostenpost in het hele proces. Daarom is het belangrijk om te bedenken of u hiervoor een gespecialiseerd bedrijf wilt inschakelen. Een bedrijf dat u kan helpen bij het kiezen van een passend ontwerp en u bovendien kan voorzien van goed kantoormeubilair. Op het eerste gezicht lijkt dit een onnodige kostenpost, maar in veel gevallen kunt u zelfs goedkoper uit zijn als u de hulp van een extern bedrijf inschakelt. Zij weten precies wat wel en niet werkt bij kantoorinrichting en hiermee voorkomt u dat u het wiel opnieuw moet uitvinden.

4. Wat moet u aanschaffen?|
Neem voordat u nieuw kantoormeubilair aanschaft eerst het huidige materieel eens onder de loep. Zijn er dingen die nog prima zijn? Of die wellicht op een andere manier te gebruiken zijn? Kasten gaan bijvoorbeeld vaak langer mee omdat ze minder intensief gebruikt worden.

Wilt u liever fris beginnen met nieuw meubilair? Dan is het verstandig om een plan te maken. Een van de meest belangrijke punten bij de herinrichting van een kantoor, is namelijk het meubilair. Voordat u gaat nadenken over zaken als stijl, afmetingen en kleur, is het belangrijk om te kijken naar wat u precies nodig heeft:

• Bureaus: hoeveel stuks? Zijn er speciale wensen? Hoe zit het met het bureau voor de directie of de managers?
• Comfortabele bureaustoelen: kies voor ergonomische stoelen die geschikt zijn voor gebruik van minimaal 8 uur per dag.
• Kastruimte: krijgt iedere medewerker zijn/haar eigen kast? Is er een apart archief? Of moet hier ruimte voor zijn op de werkplek?
• Schermen: moeten er geluidswerende schermen komen tussen verschillende werkplekken?
• Receptie: is de welkomstruimte uitnodigend en hoe ziet de werkplek van de receptionist eruit?
• Vergaderruimtes: welke eisen zijn er aan de vergadertafel? Zijn er voldoende stroompunten? Welke vergaderstoelen kiest u?
• Is er een kantine voor medewerkers? Hoeveel zitplaatsen moeten daar zijn?

Als u eenmaal een idee hebt wat het essentiële kantoormeubilair gaat kosten, kunt u extra’s gaan toevoegen. Bijvoorbeeld voor de break-out ruimte, een samenwerkingsruimte of een werkplek waar medewerkers in alle rust kunnen werken.

5. Wanneer moet het project klaar zijn?
Weet u exact wanneer de herinrichting van het kantoor klaar moet zijn? Dit is belangrijke informatie, niet alleen voor collega’s binnen het bedrijf, maar zeker ook voor de partners die u ondersteunen in het proces. Afhankelijk van de partijen waar u mee samenwerkt en de wensen die u heeft, kunnen zaken als kantoormeubilair snel geleverd worden.

Bedenk hierbij ook wanneer de rekeningen betaald moeten worden. Valt dat onder dit boekjaar? Of juist het volgende? Dit soort zaken zijn belangrijk om met de afdeling financiën te bespreken. Een ander belangrijk punt is het weghalen van het oude meubilair. Soms kan dit ook geregeld worden door een externe partij, maar wellicht is het ook een optie om medewerkers hiervoor op te trommelen. Met pizza en een biertje zijn veel mensen over te halen voor dit soort klusjes na werktijd.

6. Een laatste check
De laatste stap die u moet zetten voordat het project echt van start kan gaan, is een laatste check. Heeft u aan alles gedacht? Heeft echt iedere medewerker straks een werkplek? En hoe zit het met het budget? Zijn er medewerkers die een aangepaste werkplek nodig hebben? Als u zeker weet dat u aan alles heeft gedacht, is het tijd om van start te gaan!