Een clean desk policy in 7 stappen
De clean desk policy wordt steeds populairder. Niet zo gek, nu meer en meer bedrijven kiezen voor flexibele werkplekken en papierloos werken. Een nieuwe manier van werken vraagt nou eenmaal om een andere kantoorinrichting én een andere instelling van medewerkers. Hoewel een net en opgeruimd kantoor natuurlijk heel aantrekkelijk klinkt, is het in de praktijk iets wat naarmate de tijd vordert ‘vergeten’ wordt. Hoe zorgt u ervoor dat de clean desk policy écht gaat leven onder uw collega’s?
Met behulp van de handige tips in dit artikel, kunt u ervoor zorgen dat de clean desk policy blijft plakken bij medewerkers. Een clean desk policy heeft namelijk meer effecten dan alleen een nette werkplek, het biedt ook andere voordelen voor het bedrijf. Zo zijn medewerkers efficiënter en stralen hun werkplekken meer professionaliteit uit wanneer het bureau opgeruimd is. Daarnaast draagt een opgeruimd bureau ook een steentje bij aan de veiligheid op kantoor. Zeker als er gewerkt wordt met gevoelige of persoonlijke informatie, helpt een clean desk policy om die informatie te beschermen. Zo verkleint u de kans op bedrijfsspionage of datalekken. Dit stappenplan helpt u op weg.
1. Heldere communicatie
Maak vanaf dag 1 duidelijk wat de regels zijn en zorg dat iedere medewerker hiervan op de hoogte is. Deel ze bijvoorbeeld via het intranet of de interne nieuwsbrief. Wordt er gewerkt met een bedrijfshandboek? Zorg dat de regels hier ook duidelijk in staan vermeld
2. Leg uit waarom
Er zijn weinig mensen die het prettig vinden als er allerlei regeltjes opgelegd worden, zonder dat ze begrijpen waarom die regels er zijn. Leg daarom voordat de clean desk policy wordt ingevoerd uit waarom deze maatregel wenselijk is, wat de voordelen zijn en op welke manier de medewerkers er zelf baat bij hebben. Verzamel alle medewerkers bij elkaar en vertel het verhaal één keer. Geef medewerkers ook de mogelijkheid om vragen te stellen en verwacht ook zeker hier en daar wat weerstand. Veel mensen hebben nou eenmaal een natuurlijke weerstand tegen veranderingen, of ze nou groot of klein zijn.
3. Geef het goede voorbeeld
Zorg ervoor dat iedereen zich houdt aan de regels, op welk niveau in de organisatie hij of zij zich ook mag bevinden. Als het management team het goede voorbeeld geeft, is het makkelijker om de rest van de medewerkers ook overstag te krijgen.
4. Zorg voor een systeem
Als het opruimen van het bureau tot de werkdag gaat behoren, wordt het een soort automatisme. Geef daarom in het begin een aantal suggesties wanneer het bureau netjes moet zijn. Bijvoorbeeld aan het begin van de dag, voor de lunchpauze en voordat iemand naar huis gaat.
5. Geef iedereen voldoende ruimte
Medewerkers moeten wel de mogelijkheid krijgen om hun bureau netjes te houden. Zorg er daarom voor dat iedereen voldoende plek heeft om zijn of haar spullen in op te bergen. Bijvoorbeeld in een archiefkast of een ladenblok. Let op dat u rekening houdt met de werkzaamheden van de werknemer als u meubilair gaat aanschaffen. Sommige medewerkers hebben meer ruimte nodig dan anderen. Zo heeft een salesmedewerker waarschijnlijk minder opbergruimte nodig dan bijvoorbeeld een grafisch ontwerper.
6. Blijf herinneren!
Blijf medewerkers van tijd tot tijd herinneren aan de clean desk policy. Dat kan bijvoorbeeld door een berichtje toe te voegen aan iedere mail die intern verstuurd wordt of door een simpele reminder in de online agenda of het intranet.
7. Handhaaf de clean desk policy
Het gebeurt vaak dat de regels na een tijdje soepeler worden of helemaal vervagen, zeker als er niemand verantwoordelijk voor is dat ze nageleefd worden. Stel iemand aan die medewerkers blijft herinneren aan de clean desk policy of zorg er zelf voor dat de regels niet vergeten worden.
Heeft u wel eens een clean desk policy geïmplementeerd?