5 manieren om uw kantoor netjes te houden
Of u nou een klein bureau in een kantoor heeft of een behoorlijk formaat werkruimte aan huis tot uw beschikking hebt, een nette werkplek is voor velen van ons een behoorlijke uitdaging. Kabels die over de grond lopen en in de knoop zitten, belangrijke documenten die u niet kunt vinden op het moment dat u ze nodig heeft en een muur die onder de post-its zit… Een nette en opgeruimde werkplek hebben we op deze blog al vaker genoemd als een voorwaarde om productief te zijn, dus daarom in dit artikel een aantal manieren om uw werkruimte ook daadwerkelijk goed te organiseren.
De manieren die in dit artikel genoemd worden, zorgen ervoor dat uw kantoor niet eventjes netjes blijft. Het zijn lange termijn oplossingen waarmee uw werkplek er altijd georganiseerd en netjes uitziet.
1. Werk de kabels weg
Heeft u wel eens geprobeerd om de hoeveelheid kabels op een gemiddeld kantoor te tellen? Met een groeiend aantal apparaten en elektronica op kantoor, groeit ook het aantal kabels. En die kabels kunnen behoorlijk slordig ogen, in de weg liggen of zelfs voor gevaarlijke situaties zorgen. Werk die kabels netjes weg. Bijvoorbeeld met een kabelslang, kabelgoot of een kabeldoorvoer die in uw bureau verwerkt zit.
2. Zorg voor een routine
Helaas, er komt wel een beetje opruimwerk kijken bij een net bureau. Maak er een gewoonte van om uw bureau aan het eind van de dag leeg achter te laten. Geen uitzonderingen. Losse documenten kunt u in een archiefkast bewaren en kantoorbenodigdheden als een nietmachine of pennen kunt u bijvoorbeeld in een bureaulade stoppen. Deze routine helpt u niet alleen om een opgeruimd bureau te krijgen (en te houden), maar het is ook een goede afsluiting van uw werkdag.
3. Stap over naar digitaal
Eén van de makkelijkste manieren om te zorgen voor een opgeruimd kantoor, is door uw werk te digitaliseren en papiervrij te werken. Er zijn duizenden online tools die u kunt gebruiken voor het maken en delen van aantekeningen, inplannen van vergaderingen en alle andere dingen die u nu nog op papier regelt. En minder papier gebruiken helpt niet alleen om ruimte te besparen, het is ook nog eens beter voor het milieu.
4. Maak foto’s
Bent u bang dat belangrijke documenten die u op papier heeft, verloren gaan? Maak foto’s of scan de documenten en bewaar alles bij elkaar in een map op uw computer of in een gedeelde werkmap. Zo weet u zeker dat u een digitale kopie van het bestand altijd bij de hand hebt. Bovendien heeft u meteen een back-up van belangrijke bestanden als er bijvoorbeeld brand uitbreekt op kantoor.
5. Bureau organizers
Wilt u toch wat papieren bewaren? Dan is het verstandig om deze op een duidelijke manier te organiseren. Gelukkig zijn er tal van organizers op de markt waarmee u al uw noodzakelijke documenten op een overzichtelijke manier kunt bewaren. U kunt bijvoorbeeld uw papieren ordenen van urgent naar niet-urgent, waarbij het meest urgente stapeltje documenten binnen handbereik ligt.